AVG bezoekersregistratie

AVG bezoekersregistratie, is dat verplicht?

Een AVG bezoekersregistratie bijhouden, is dat verplicht? De Arbowet heeft de regel opgesteld dat iedere werkgever passende maatregelen dient te nemen, zodat er bij calamiteiten snel ontruimd kan worden. Hierbij gaat het niet enkel om de veiligheid van de werknemers, maar ook van de bezoekers van het pand. Zij dienen immers ook het pand te verlaten als er sprake is van brand of een andere calamiteit. Om ervoor te zorgen dat een eventuele ontruiming zo voorspoedig mogelijk verloopt, is het aan te raden om bezoekers van jouw pand te registreren. Dit kan middels speciale digitale bezoekersregistratie. In dit artikel vertellen wij je meer over digitale AVG bezoekersregistratie en de voordelen hiervan. Lees snel verder voor meer informatie.

Het belang van goed ontruimen

Digitale AVG bezoekersregistratie kan een ware uitkomst zijn. Veel bedrijven maken gebruik van een speciale procedure bij ontruimingen. Hierbij zorgen de BHV’ers binnen het bedrijf ervoor dat alle ruimtes gecontroleerd worden en de aanwezige mensen worden geëvacueerd. Dit kan een goede oplossing zijn voor een kantoorpand, maar voor een industrieel pand is dit een stuk lastiger. Dit komt doordat een industrieel pand complexer is, meer diverse ruimtes bevat en ook nog eens te maken heeft met veel geluid. Dit maakt het lastiger om mensen op dezelfde manier en binnen dezelfde snelheid te evacueren. Door ook nog gebruik te maken van digitale bezoekersregistratie kan de ontruiming op een veel efficiëntere manier worden uitgevoerd. Er is immers duidelijk wie waar is, waardoor iedereen geëvacueerd kan worden en op tijd buiten het gebouw is.

Waarom geen papieren logboek?

Misschien vraag je je af waarom de bezoekersregistratie dan perse digitaal dient te zijn en waarom er geen gebruik wordt gemaakt van een papieren logboek. Volgens de AVG-wet is het niet toegestaan om bezoekers te registreren middels een papieren logboek. Bezoekers kunnen zo namelijk inzien welke personen voor hen in het pand geweest zijn. Zo staan er gegevens in zoals de voornaam, achternaam en bedrijfsnaam. De AVG-wet ziet dit als een verzameling persoonsgegevens die gewoon in te zien is bij de receptiebalie. Dit waarborgt niet de privacy van deze personen. Niet alleen is een papieren logboek niet toegestaan volgens de AVG-wet. Er zijn ook andere redenen om niet voor een papieren logboek te kiezen. Zo kunnen vertegenwoordigers bijvoorbeeld inzien met welke concurrenten je in gesprek bent. Ook kan worden ingezien dat sollicitanten bij jouw bedrijf solliciteren, terwijl ze ergens anders nog in dienst zijn. Daarbij kunnen bezoekers zien wie je klanten en leveranciers zijn en gebruik maken van deze informatie. Ze zijn wie je accountant is en welke andere belangrijke personen op bezoek zijn geweest. Dit is informatie die bezoekers uiteraard niets aangaat en waarvan je moet zien te voorkomen dat ze dit in handen krijgen. Er kan ook met losse formulieren gewerkt worden om bezoekers te registreren. Echter zorgt dit ervoor dat je receptioniste extra werk krijgt. Ook is het niet geheel zeker dat je op deze manier voldoet aan de Arbowet. Wat wel zo is als je je bezoekersregistratie op een veilige manier digitaal bijhoudt.

Hogere veiligheid met bezoekersregistratie

Je dient niet alleen je pand goed te kunnen ontruimen. De Arbowet stelt ook dat medewerkers en bezoekers binnen je bedrijf hun werkzaamheden veilig moeten kunnen uitvoeren. Er zijn diverse bedrijven die veiligheidsregels hiervoor hanteren. Echter dienen extra monteurs ook bekend te zijn met deze regels. Door te zorgen voor juiste instructies en een juiste bezoekersregistratie, laat je zien dat je de veiligheid van je medewerkers en bezoekers serieus neemt.

De voordelen van AVG bezoekersregistratie

Er zijn diverse redenen om te kiezen voor digitale registratie. Een AVG bezoekersregistratie digitaal bijhouden levert namelijk het volgende op: – Je voldoet aan zowel de AVG-wet als de Arbowet – De bezoekersontvangst wordt een stuk professioneler – Je laat zien aan je medewerkers en bezoekers dat je hun veiligheid en de veiligheid van het pand serieus neemt – Je vermindert de administratieve last van de receptioniste,. – Je weet altijd precies hoeveel en welke bezoekers aanwezig zijn – Je verlaagt je aansprakelijkheid in geval van calamiteiten Je ziet dus dat een digitale bezoekersregistratie best veel oplevert en daarmee eigenlijk onmisbaar is voor jouw pand.

Kies voor digitale AVG bezoekersregistratie

Je weet nu wat AVG bezoekersregistratie is en waarom het van belang is om jouw bezoekersregistratie digitaal bij te houden. Hopelijk heeft dit je overtuigd om zelf ook de stap te zetten naar een veilige en efficiënte bezoekersregistratie om de veiligheid in jouw pand te garanderen. Ben je op zoek naar software die jou kan helpen je bezoekers te registreren? Kies dan voor de software van primion! Onze software is gebruiksvriendelijk en zorgt ervoor dat je jouw bezoekers nauwkeurig bij kunt houden. Met primion Benelux ben je altijd zeker van een goede digitale bezoekersregistratie die geheel voldoet aan de AVG-wet. Neem meteen contact met ons op voor meer informatie over onze tijdregistratie software en kies ook voor een professionele AVG bezoekersregistratie of personeelplanning.